PanOdKasy.pl
Polityka prywatności Portalu Klienta
Polityka wykonuje obowiązek informacyjny z art. 13 i 14 RODO (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679) wobec osób, których dane są przetwarzane w związku z Portalem Klienta (https://repozytorium.panodkasy.pl).
1. Administrator danych
Administratorem jest QTechnologies Sp. z o.o., ul. Litewska 14/65, 51-354 Wrocław, KRS 0000688520, NIP 8952149802, REGON 367887059 („Administrator”). W sprawach danych osobowych można pisać na adres biuro@qtechnologies.pl lub na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.
2. Czyje dane i skąd pochodzą
- Dane osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (Klientów), wspólników, osób reprezentujących i pracowników Klienta (Użytkowników) oraz osób wymienionych w dokumentach Kas (np. podpisujących protokoły).
- Dane pochodzą od Klienta (przekazane przy zakupie, fiskalizacji, przeglądach i serwisie Kasy), z dokumentacji Kas (książka kasy, protokoły, wydruki), z publicznych rejestrów (CEIDG, KRS, REGON – w zakresie nazwy i adresu) oraz z samego Portalu (logi logowania i pobrań). Administrator nie prowadzi imiennych kont Użytkowników: do danych Klienta w Portalu ma dostęp osoba dysponująca telefonem lub e-mailem Klienta zapisanym w dokumentacji, a w rejestrze zdarzeń widnieje NIP, kanał logowania i adres IP, a nie imię i nazwisko.
3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Okres przechowywania |
|---|---|---|---|
| Udostępnianie Portalu i dokumentów Kas | NIP, nazwa, adres, dane Kas, dokumenty | art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa o świadczenie usługi drogą elektroniczną); dla osób działających w imieniu Klienta – lit. f | Przez czas korzystania z Portalu |
| Prowadzenie dokumentacji serwisowej Kas | dane Kas, przeglądy, protokoły, dane finansowe | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. 111 ustawy o VAT i przepisami wykonawczymi o kasach rejestrujących | Przez okres obsługi Kasy, a po jej likwidacji lub przejściu do innego serwisu – do 30 lat, zgodnie z wymogami producenta Kasy |
| Logowanie i bezpieczeństwo (Kody, powiadomienia, wykrywanie nadużyć, rejestr zdarzeń) | NIP, telefon, e-mail, adres IP, data i godzina, wykonane czynności | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes: ochrona danych Klientów i rozliczalność (art. 5 ust. 2 i art. 32 RODO) | Kody – 30 dni; rejestr zdarzeń – 12 miesięcy (usuwane automatycznie) |
| Dowód akceptacji Regulaminu | NIP, wersja Regulaminu, data, kanał logowania, adres IP | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Przez czas korzystania z Portalu i do przedawnienia roszczeń |
| Przypomnienia o przeglądach i umawianie wizyt | nazwa, telefon, e-mail, terminy | art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO | Do wykonania przeglądu lub odwołania terminu |
| Reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń | dane z reklamacji i korespondencji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do przedawnienia roszczeń |
4. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora, m.in. dostawcom usług IT, w tym dostawcom usług hostingowych, obsługi prawnej czy księgowej. Podmioty te przetwarzają dane na podstawie umów powierzenia (art. 28 RODO) i wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
Dane mogą być też udostępnione organom państwa, w szczególności organom podatkowym, gdy wynika to z przepisów. Nie sprzedajemy danych i nie używamy ich do marketingu osób trzecich.
5. Przekazywanie poza EOG
Co do zasady dane są przetwarzane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli podmiot przetwarzający dane na zlecenie Administratora przekazuje je poza EOG, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc do Administratora.
6. Prawa osób, których dane dotyczą
Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa) oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Usunięcie danych nie obejmuje dokumentacji, którą musimy przechowywać na podstawie przepisów. Przysługuje też prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
7. Dobrowolność i zautomatyzowane decyzje
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez NIP i aktualnego telefonu lub e-maila zalogowanie nie jest możliwe. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy. Automatyczne odczytywanie dokumentów (OCR) służy tylko przypisaniu skanu do Kasy i jest weryfikowane przez pracownika.
8. Pliki cookie
Portal używa jednego, niezbędnego pliku cookie sesji (PODKREPO), który utrzymuje zalogowanie i chroni formularze. Plik jest niedostępny dla skryptów (HttpOnly), przesyłany tylko po HTTPS i usuwany po wylogowaniu lub wygaśnięciu sesji. Portal nie używa cookie analitycznych ani reklamowych, dlatego nie wyświetla banera zgody. Zablokowanie cookie w przeglądarce uniemożliwi zalogowanie.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy szyfrowanie połączeń (HTTPS), jednorazowe Kody zamiast haseł, dodatkowy Kod przed pobraniem Danych finansowych, limity prób, losowe linki do plików, rejestr zdarzeń oraz ograniczony i rejestrowany dostęp pracowników. Dane dostępowe do systemów są przechowywane poza kodem Portalu.
10. Zmiany Polityki
O zmianach Polityki informujemy w Portalu.